Rechtliches
Datenschutzerklärung
Informationen darüber, welche personenbezogenen Daten beim Besuch unserer Website und bei einer Kontaktaufnahme verarbeitet werden.
Diese Website wird bei STRATO bereitgestellt. Die Verarbeitung im Rahmen unserer E-Mail-Kommunikation wird davon getrennt in den Abschnitten 4 und 8 beschrieben.
1. Verantwortlicher
Ingenieurbüro HCH
Inhaber: Dr.-Ing. Heiner Claus Hollekamp
Stadtlohner Straße 3
48683 Ahaus
Deutschland
Telefon: +49 2561 865866
E-Mail: info@ingenieurbuero-hch.com
Unser Datenschutzbeauftragter
Maximilian Hollekamp
Sie erreichen ihn postalisch unter der oben genannten Anschrift mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragter – vertraulich“.
2. Allgemeine Hinweise
Personenbezogene Daten sind Informationen, mit denen eine Person direkt oder indirekt identifiziert werden kann. Wir verarbeiten solche Daten nur, wenn dies für den sicheren Betrieb der Website, die Bearbeitung einer Anfrage, die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die Erfüllung eines Vertrags oder gesetzlicher Pflichten erforderlich ist oder eine Einwilligung vorliegt.
3. Bereitstellung der Website und Hosting
Diese Website wird bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, gehostet. Mit STRATO besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Für die Auslieferung der Website, die Fehlererkennung und den Schutz vor Missbrauch werden technische Verbindungs- und Zugriffsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt des Aufrufs und angeforderte Inhalte. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und unser Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Websitebetrieb.
Nach den Hostingregelungen unserer STRATO-Vereinbarung werden Zugriffsprotokolle der Websitebesucher höchstens sieben Tage gespeichert. Für andere Dienstprotokolle, E-Mail-Unterlagen und Sicherungen gelten die jeweiligen Zwecke und Aufbewahrungsregelungen. Die nachfolgende Vier-Wochen-Frist für Anfragen gilt nicht für Hostingprotokolle.
Website-Dateien, Schriften und Bilder werden mit dieser Website ausgeliefert. Die bisherige ChatGPT-Sites-Vorschau wird nicht zur Auslieferung dieser STRATO-Version eingesetzt. Weitere Anbieterinformationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen von STRATO.
4. Kontaktaufnahme per Online-Formular, E-Mail oder Telefon
Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und die übermittelten Inhalte, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um einen Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen geht. In anderen Fällen beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und unserem Interesse an einer sachgerechten Kommunikation. Für den Empfang von E-Mails an unsere Domain ingenieurbuero-hch.com wird Microsofts E-Mail-Infrastruktur eingesetzt. Dabei werden Verbindungsdaten, Absender- und Empfängerangaben sowie Nachrichten zur Zustellung und zum Schutz vor unerwünschten oder schädlichen E-Mails verarbeitet. Zur Bearbeitung nutzen wir Microsoft Outlook auf Mac und iPhone sowie Office-Anwendungen. Weitere Angaben zu Microsoft finden Sie in Abschnitt 8.
Über die Kontaktseite, den Zukunftscheck & Förderorientierung und die Abfrage zum Industriestrompreis können Sie eine Anfrage direkt über die Website senden. Erst mit „Anfrage senden“ werden Name, Unternehmensbezeichnung, E-Mail-Adresse, freiwillige Telefonnummer, Nachricht und gegebenenfalls Ihre Rechenangaben an unseren Website-Server übertragen. Dort werden die Eingaben geprüft, die Orientierung aus den Rechenangaben zusammengestellt und die Anfrage an HCH per E-Mail weitergegeben. Für den Versand der Formularanfragen verwenden wir den E-Mail-Dienst von STRATO; die Verbindung zum Versandserver ist TLS-verschlüsselt. Es wird kein Kundenkonto angelegt und kein Nachrichtentext in einer Formulardatenbank gespeichert. Die getrennte Übertragung der Rechenangaben vor einer Kontaktaufnahme erläutert Abschnitt 4a, den Spamschutz Abschnitt 4b. Vor dem Absenden bestätigen Sie die Kenntnisnahme dieser Datenschutzhinweise und Ihren Wunsch nach Bearbeitung der Anfrage. Damit ist keine Anmeldung zu Werbe-E-Mails verbunden.
Die Löschung veranlassen wir intern. Allgemeine Anfragen ohne anschließenden Auftrag löschen wir spätestens vier Wochen nach abschließender Bearbeitung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder erforderliche Nachweise zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen entgegenstehen. Entsteht ein Auftrag, werden die erforderlichen Informationen in die Projektunterlagen übernommen. Für aufbewahrungspflichtige Geschäfts- und Steuerunterlagen gelten die jeweiligen gesetzlichen Fristen, insbesondere nach § 147 AO und, soweit anwendbar, § 257 HGB. Diese Unterlagen werden nicht pauschal nach vier Wochen gelöscht.
4a. Zukunftscheck & Förderorientierung und Industriestrompreis-Rechner
Die Auswertung erfolgt auf dem Server dieser Website. Beim Zukunftscheck & Förderorientierung werden ausschließlich die fünf gewählten Antworten sowie die gewünschte Sprache übertragen. Beim Industriestrompreis-Rechner sind es der eingegebene Stromverbrauch, die Investitionsquote und die Auswahl zum Flexibilitäts-Bonus. Namen, Unternehmensbezeichnungen, Kontaktdaten und Freitexte gehören nicht zu diesen Rechenanfragen. Bitte tragen Sie in Zahlenfelder keine personenbezogenen oder vertraulichen Informationen ein.
Wir verwenden die Rechenangaben nur für das angeforderte Ergebnis und speichern sie nicht als Anwendungsvorgänge. Zum Schutz vor automatisiertem Missbrauch führt der Server eine geschützte Zählerdatei außerhalb des öffentlichen Websiteverzeichnisses. Sie enthält pseudonymisierte Verbindungskennungen und Aufrufzahlen, keine Klartext-IP-Adressen, Rechenwerte oder Kontaktangaben. Die Kennungen werden mit einem geheimen Serverschlüssel gebildet und wechseln je Minutenfenster. Die Zähler des abgelaufenen Fensters werden beim nächsten Rechneraufruf verworfen; ohne weiteren Aufruf verbleibt der letzte Zählerstand bis zur nächsten Nutzung. Eine Auswertung lässt sich daraus nicht rekonstruieren. Die Verbindungsprotokolle des Hosters sind davon getrennt; hierzu siehe Abschnitt 3.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: unser Interesse an der Bereitstellung der von Ihnen aufgerufenen Orientierungshilfe und ihrem Schutz vor Missbrauch. Die Ergebnisse sind unverbindlich und treffen keine Entscheidung über einen Vertrag, eine Förderung oder eine Rechtspflicht.
4b. Schutz der Online-Anfragen
Vor dem Versand einer Online-Anfrage führt Ihr Browser mit der selbst gehosteten Komponente ALTCHA eine rechnergestützte Sicherheitsprüfung durch. Unser Website-Server kontrolliert das Ergebnis. Dafür werden kein externer Prüfdienst, keine Tracking-Cookies und keine Verhaltensprofile eingesetzt. Der Programmcode wird mit unserer Website ausgeliefert. Die Prüfung erschwert automatisierte Massenanfragen; sie bestätigt nicht Ihre Identität.
Zusätzlich begrenzt der Server die Versandhäufigkeit und verhindert die Wiederverwendung von Prüfungen sowie doppelte Anfragen. Eine geschützte Datei außerhalb des öffentlichen Websiteverzeichnisses enthält mit geheimem Schlüssel gebildete, pseudonymisierte Kennungen zu Verbindungen, E-Mail-Adressen und Nachrichteninhalten sowie Zähler, Versandstatus und zufällige Referenznummern. Klartext-IP-Adressen, E-Mail-Adressen und Nachrichtentexte werden darin nicht gespeichert. Prüfnachweise sind zehn Minuten gültig, weitere Schutzdatensätze höchstens 24 Stunden. Abgelaufene Einträge werden beim nächsten Aufruf des Anfragesystems entfernt. Ohne weitere Aufrufe bleibt der letzte geschützte Zählerstand bis zur nächsten Nutzung bestehen. Hostingprotokolle und zugestellte E-Mails sind davon getrennt.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: unser berechtigtes Interesse an sicherer Kommunikation und der Vermeidung von Missbrauch. Falls die Sicherheitsprüfung nicht abgeschlossen werden kann, erreichen Sie uns alternativ telefonisch oder per E-Mail über die oben genannten Kontaktdaten.
5. Bewerbungen
Wenn Sie sich per E-Mail bei uns bewerben, verarbeiten wir Ihre Kontakt-, Bewerbungs- und Qualifikationsdaten zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Erfolgt keine Einstellung, löschen wir Bewerbungsdaten grundsätzlich sechs Monate nach Mitteilung der Absage oder einer sonstigen Beendigung des Bewerbungsverfahrens. Die Aufbewahrung in diesem Zeitraum dient der möglichen Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Die Löschung veranlassen wir intern. Eine längere Speicherung erfolgt nur, soweit sie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist oder Sie einer konkret vereinbarten längeren Speicherung zugestimmt haben. Für die erforderliche Rechtsverteidigung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO maßgeblich; eine freiwillige weitere Speicherung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Es gibt keine automatische Aufnahme in einen Bewerberpool. Bei einer Einstellung werden die erforderlichen Daten in die Personalakte übernommen.
8. Empfänger, Auftragsverarbeiter und Drittlandübermittlungen
STRATO stellt diese Website bereit. STRATO kann nach der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung Unterauftragnehmer einsetzen; welche Leistungen betroffen sind, richtet sich nach den tatsächlich gebuchten Produkten. Eine ausschließliche Verarbeitung sämtlicher Daten in Deutschland lässt sich aus der Vereinbarung nicht ableiten. Informationen bietet STRATO in den Vertrags- und Datenschutzunterlagen. Auf Anfragen und Bewerbungen greifen innerhalb von HCH nur die mit der Bearbeitung betrauten Personen zu. Projektpartner oder Berater werden nur einbezogen, soweit dies für die konkrete Bearbeitung erforderlich, vereinbart und datenschutzrechtlich zulässig ist.
Microsoft 365, Outlook und Teams
Für Schriftverkehr, Besprechungen und Projektzusammenarbeit nutzen wir ein geschäftliches Microsoft-365-Firmenkonto, Outlook auf Mac und iPhone, Office-Anwendungen und Microsoft Teams. Für betriebliche Ablagen betreiben wir daneben einen eigenen Firmenserver. Neben Kontaktdaten verarbeitet Microsoft Konto- und Teilnehmerkennungen, IP-Adressen, Geräte- und Verbindungsdaten, Besprechungszeiten, Chatnachrichten und über diese Dienste geteilte Dateien. Ton wird bei eingeschaltetem Mikrofon übertragen; Kamerabilder und Bildschirmfreigaben werden übertragen, wenn Sie diese Funktionen aktivieren. Über Teams geteilte Dateien werden je nach Freigabeart in Microsoft 365, insbesondere SharePoint oder OneDrive, gespeichert.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die zur Vertragserfüllung oder für vorvertragliche Maßnahmen erforderliche Kommunikation. Im Übrigen beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und unserem Interesse an einer wirksamen betrieblichen Kommunikation und Zusammenarbeit. Für beschäftigungsbezogene Verarbeitungen gelten ergänzend die einschlägigen Vorschriften, insbesondere § 26 BDSG. Andere Teilnehmer sehen den von Ihnen verwendeten Namen, Ihre Beiträge und die mit ihnen geteilten Inhalte. Auf gespeicherte HCH-Unterlagen greifen die mit dem Vorgang befassten Personen und berechtigte Administratoren zu. Wenn Sie Teams nicht nutzen möchten, können Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren.
Tonaufzeichnungen und Transkription
Bei ausgewählten Besprechungen nutzen wir Tonaufzeichnungen und eine automatische Transkription, um Gesprächsergebnisse und vereinbarte Aufgaben nachzubereiten und zu prüfen. Die Einladung enthält einen Hinweis; vor Beginn der Aufzeichnung oder Transkription holen wir Ihre Erlaubnis ein. Rechtsgrundlage für diese freiwilligen Dokumentationsfunktionen ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können ohne Nachteile ablehnen und an einer Besprechung ohne diese Funktionen teilnehmen. Bei später hinzukommenden Personen ist ebenfalls vor der Erfassung ihrer Beiträge die Erlaubnis einzuholen. Der technische Teams-Hinweis ersetzt diese Einwilligung nicht.
Aufzeichnungen und Transkripte enthalten Wortbeiträge sowie gegebenenfalls Sprechernamen und Zeitangaben. Eine Teams-Aufzeichnung kann zusätzlich eingeschaltete Kameras oder geteilte Bildschirme erfassen; der Umfang ist deshalb vor Beginn zu erläutern. Aufzeichnungen und Transkripte werden je nach Besprechungsart im OneDrive des Organisators oder im zugehörigen SharePoint-Bereich gespeichert und sind für berechtigte Personen zugänglich. Automatische Transkripte können Fehler enthalten und werden vor der Übernahme in ein Gesprächsprotokoll geprüft.
Tonaufnahmen und vollständige Transkripte bewahren wir nur auf, solange sie für den vereinbarten Dokumentations- und Nachbereitungszweck erforderlich sind. Entfällt dieser Zweck, veranlassen wir die Löschung; erforderliche Projektprotokolle können nach den Regeln für Geschäftsunterlagen getrennt weiter aufbewahrt werden. Bei allgemeinen Anfragen ohne Auftrag gilt die Vier-Wochen-Frist aus Abschnitt 4. Sie können eine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die oben genannten Kontaktdaten widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt. Eine weitere Aufbewahrung benötigt eine eigene Rechtsgrundlage.
Anbieter, vertragliche Absicherung und Verarbeitungsorte
Anbieter in Europa ist Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Für die geschäftlichen Microsoft-Onlinedienste sieht Microsoft den Microsoft-Datenschutznachtrag für Produkte und Services vor. Er beschreibt unter anderem die Auftragsverarbeitung, Sicherheitsmaßnahmen und Unterauftragnehmer. Für bestimmte eigene Betriebszwecke verarbeitet Microsoft Daten nach Maßgabe seiner Datenschutzerklärung auch in eigener Verantwortung.
Die Verarbeitungsorte richten sich nach Dienst und Mandanteneinstellungen. Microsofts EU Data Boundary umfasst die EU und EFTA-Staaten und enthält begrenzte Ausnahmen für Übermittlungen außerhalb dieses Gebiets. Daraus folgt keine ausschließliche Speicherung in Deutschland oder der EU. Für Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums sehen die Microsoft-Vertragsunterlagen einen anwendbaren Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO oder geeignete Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO, vor. Die Regelungen zu diesen Garantien sind über den verlinkten Datenschutznachtrag zugänglich; ergänzende Informationen erhalten Sie auch bei uns. Microsoft-Dienste sind nicht in diese Website eingebettet: Ein bloßer Websitebesuch startet keine Teams-Verbindung.
9. Ihre Rechte
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, Löschung nach Art. 17 DSGVO, Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO und Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO. Sie können einer Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, nach Art. 21 DSGVO widersprechen, wenn diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruht. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an die oben genannten Kontaktdaten wenden. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für Nordrhein-Westfalen ist dies die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2 bis 4, 40213 Düsseldorf.
10. Transportverschlüsselung und Sicherheit
Die Website wird über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung bereitgestellt. Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Manipulation und unberechtigten Zugriff zu schützen. Eine Kommunikation per E-Mail kann dennoch Sicherheitsrisiken aufweisen; besonders vertrauliche Informationen sollten nur nach Abstimmung über einen geeigneten Übertragungsweg versendet werden.
11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Website, eingesetzte Dienste oder rechtliche Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.